Schaamte over digitale onkunde: Een groot taboe op de werkvloer

Sinds ik mij rond 2005 begon te verdiepen in ‘lifehacking’ en slimmer werken, heb ik zeker 200.000 mensen in zalen over die onderwerpen bijgepraat. Gelukkig voor mij werden die presentaties goed ontvangen, anders waren die klanten wel gestopt met mij te bellen. Toch weet ik zeker dat maar een klein deel van mijn gehoor daadwerkelijk aan de slag is gegaan met hetgeen ik demonstreerde of uitlegde. 

Dat ligt deels aan het feit dat je als volwassene nu eenmaal beter leert op de werkvloer, tussen en mét collega's, dan in een klasje op bijvoorbeeld Nijenrode. Antoine de Saint-Exupéry zei het al treffend in zijn boek De kleine prins: 'Leer mensen verlangen naar de zee, dan gaan ze zelf wel een boot bouwen'. Als het gaat om digitale vaardigheden, is dat laten verlangen naar de zee best gelukt. Maar de boten lijken nergens op. Om in de sfeer van de zee te blijven: de lokroep van de sirenen, de Griekse halfgodinnen die Odysseus probeerden te verleiden om zijn pad te verlaten, zijn prima te vergelijken met de veelheid aan apps en notificaties die ons van onze aandacht hebben beroofd. 

Bang voor computer

Maar dat is allemaal klein bier vergeleken met iets dat een groot taboe op de werkvloer is. En ik acht het niet uitgesloten dat het taboe steeds groter wordt naarmate je hoger in de hiërarchie zit. Mensen zijn bang voor hun computer – en weten niet goed raad met de mogelijkheden. Ondanks het feit dat ze er erg veel uren mee doorbrengen, is er een groot ongemak. Schaamte is een beter woord. In de dikke Van Dale staat bij de omschrijving van schaamte: 'zich verlegen en onbehaaglijk voelen'. Verlegen mensen vragen niet om hulp.

Death by Excel

We kenden al Death by Powerpoint, het verknallen van een presentatie door verkeerd gebruik van Powerpoint. Waar in deze context death nog metaforisch wordt gebruikt, kennen we sinds dit jaar helaas ook Death by Excel. Verkeerd gebruik van Excel leidde tot 1500 doden in Engeland doordat het contact-tracing programma van de NHS meer dan 20.000 besmettingen over het hoofd zag. Met omgerekend zo'n 1500 overleden mensen als gevolg. 

Bang voor computer

Maar dat is allemaal klein bier vergeleken met iets dat een groot taboe op de werkvloer is. En ik acht het niet uitgesloten dat het taboe steeds groter wordt naarmate je hoger in de hiërarchie zit. Mensen zijn bang voor hun computer – en weten niet goed raad met de mogelijkheden. Ondanks het feit dat ze er erg veel uren mee doorbrengen, is er een groot ongemak. Schaamte is een beter woord. In de dikke Van Dale staat bij de omschrijving van schaamte: 'zich verlegen en onbehaaglijk voelen'. Verlegen mensen vragen niet om hulp. 

Schaamte

Mensen schamen zich over hun onkunde bij het omgaan met de computer. En het gemak waarmee managers en HR-afdelingen (die zelf doorgaans ook behoorlijke kennishiaten hebben) er vanuit gaan dat iedereen zijn digitale werkgereedschap onder de knie heeft, is stuitend. Als dan ook nog eens de psychologische veiligheid in een organisatie belemmerd is, heb je helemaal een probleem. Als mensen zich niet veilig voelen om voor dit soort zaken om hulp en tips te vragen snap ik wel dat in veel organisaties volgens sommige schattingen 25 procent van de mensen niet ‘engaged’ is en de uitval zo hoog is. Gras maaien doe je ook niet met een ploeg.  

Overbelasting

Het verkeerd gebruik van ons werkgereedschap heeft (samen met de toename van afleiding en notificaties) onze geest overbelast. Maar omdat niemand erover praat, gaat de aandacht en het budget naar totaal andere aanpakken van de gevolgen ervan. Naar mijn idee is het de hoogste tijd om dit taboe te doorbreken.

(deze column verscheen eerder op het Vodafone Business platform, alweer ik blogger ben)

Photo by Elisa Ventur on Unsplash
Like Comment

PKM; Persoonlijk Kennis Management

Foto gemaakt door Patrick Fore op Unsplash

In de afgelopen 40 jaar zijn er een paar duizend miljard euro's geïnvesteerd in IT- en computers. En toch is onze arbeidsproductiviteit niet of nauwelijks gestegen en her en der zelfs gezakt. Terwijl we drukker zijn dan ooit. Wat gaat er toch mis? Van alles, zoveel is zeker. Maar temidden van al het (terechte) tumult over purpose, de why, en psychologische veiligheid mis ik aandacht voor een belangrijk puzzelstukje. En door een bepaalde lens bezien, wellicht het belangrijkste puzzelstukje. De I van IT staat voor informatie. Het meeste geld is naar de T van IT gegaan in plaats van goed te kijken en te investeren op de I.

Bill Clinton won ooit de verkiezingen van George Bush senior met de beroemde slogan: 'It's the economy, stupid' We mogen dat heden ten dage rustig verbasteren tot 'It's the information, stupid!' Wat doen werkende mensen de hele dag? (ik heb het uiteraard vooral over scherm- en kenniswerkers) Die stuiten op, monitoren, observeren, vinden, creëren en zoeken informatie. Die ze vervolgens opslaan, verwerken, bewerken, aanvullen, bediscussiëren, delen en publiceren. Volgens een onderzoek van Microsoft zijn we zo'n 240 uur(!) per jaar bezig met zoeken. Daarnaast, aldus geheugendeskundige Joshua Foer, zijn we ook nog eens 160 uur per jaar aan het compenseren van wat we vergeten zijn.

Maar weinigen hebben een bovengemiddeld niveau van informatie-geletterdheid. Daarnaast is gebrek aan digitale vaardigheden eerder regel dan uitzondering, en zijn we drukker dan ooit, maar krijgen we minder gedaan en verspillen we schaarse tijd aan onzin.  Wat te doen? Werken aan onze duurzame inzetbaarheid, door middel van informatiekapitaal en sociaal kapitaal. Daarmee bouw je aan een stevig fundament voor je leven en carrière. Het is exact wat ik de afgelopen 15 jaar deed, geïnspireerd door dit artikel van Tim Sanders.

Iedereen met toegang tot het web kan een zee aan informatie vinden. Het tot je nemen, uit je hoofd leren, of opslaan in een handig systeem is de eerste stap. Het is het begin van je informatiekapitaal. Door het uit te geven (er anderen mee te helpen) win je sociaal kapitaal (de optelsom van iedereen die jouw kent en je wat gunt op basis van je gedrag en reputatie). Daarmee verwerf je weer meer informatiekapitaal en zo krijg je als het ware samengestelde rente op beide vormen van kapitaal. Ze gaan hand in hand.

Precies om die reden is het handig om je informatiekapitaal liquide te maken. En daar gaat het nodige mis. Door de explosie aan informatie, en het gebruik van digitaal werkgereedschap zoals Office365 dat gebaseerd is op de jaren 70 kantooromgeving kunnen we met regelmaat niet in seconden bij ons kapitaal. Het zit in oude sokken die zich manifesteren in de vorm van mappen, submappen en documenten. Niet handig als je het tijdens een korte ontmoeting of in een vergadering paraat zou willen hebben.

Ik schreef met Arjan Broere en Mark Meinema een handig setje regels voor het kunnen hanteren van digitaal werkgereedschap. Heel lang dachten grote organisaties dat ze de kennis van alle medewerkers moesten proberen vast te leggen in grote centrale systemen. Dit is wat ze kennismanagement noemen.  Maar les één bij implementatie van iets nieuws: geef mensen tools die traag zijn in het gebruik, en waar ze geen persoonlijk voordeel van hebben en het is gedoemd te mislukken. Kennismanagement gaat alleen lukken als het decentraal en persoonlijk is. Maar er is hoop.

Sinds een paar jaar is PKM serieus in opkomst. Persoonlijk Kennis Management ( en heel handig in het engels Personal Knowledge Management), decentraal en persoonlijk. Voortbouwend op het Zettelkastenprincipe dat stamt uit 1550, de gedachten over de Memex (memory extention) van Vannevar Bush in de jaren 30 die ons in 1960 de Hyperlink opleverde via GTD van David Allen in 2001 naar nu. Als je voorbij het Dogma van het document kunt kijken (we zullen wel moeten) ontvouwd zich een uiterst opwindend perspectief. Met de komst van nieuwe soorten digitaal werkgereedschap als Miro, Notion, Workflowy en RoamResearchkunnen we heel snel alle informatie die we ooit nog nodig hebben snel opslaan, én terugvinden. Al je contacten, ideeën, gedachten, concepten, feiten, boeken, muziek, alles wat maar vaag je interesse heeft met elkaar verbonden, rijk toegankelijk, als een extern brein. Een machtig hulpmiddel om je denken aan te scherpen en te versnellen. Partner voor de rest van je leven. En hoe eerder je er mee begint, des te groter de rente op jouw informatiekapitaal.

Ik heb niet de illusie dat grote organisaties dit gaan toejuichen. Wel in naam, maar niet in de praktijk. Het zal het einde betekenen van veel tussenlagen. Want als de zwerm kenniswerkers hun informatie op orde hebben en snel en rijk kunnen delen met iedereen, zowel binnen als buiten de organisatie, zal de werk-werkelijkheid er snel anders uitzien. Die toekomst die ik zie in PKM, die is nu. Onder je neus. Vergeet de focus op passie en talent, en op dure opleidingen. Verwerf informatiekapitaal en maakt het liquide. En geeft het uit. Succes wordt in belangrijke mate bepaald door sociaal- en informatiekapitaal. En paradoxaal leidt het tot méér monetair kapitaal(geld) terwijl je er tegelijkertijd minder van nodig hebt

It's the information, stupid!

(de quote hieronder komt uit het boek Een opgeruimde geest. Samen met het boek Bevrijd het belangrijkste leesvoer om bovenstaand artikel helemaal te kunnen doorgronden)


Like Comment

Het op de jaren 50 gebaseerde kantoor is niet wat we nu nodig hebben

 Een mooi blog van Seth Godin:


 "As social creatures, many people very much need a place to go, a community to be part of, a sense of belonging and meaning. But it’s not at all clear that the 1957 office building is the best way to solve those problems."

Maar het stukje waar een deel van Digitale Fitheid over gaat is dit:

'Some organizations dealt with enforced work-from-home by using endless Zoom meetings as a form of compliance… a high-tech way to take attendance. But others leaned into the opportunity to create nimble, task-oriented decision making and communications hubs, ones that were no longer constrained by physical proximity.'



Like Comment

80 uur per jaar investeren in niet vergeten levert heel veel op!

Volgens het boek 'Het Geheugenpaleis' van Joshua Foer zijn we 320 uur per jaar kwijt aan compenseren wat we zijn vergeten. Dat is nogal wat. 40 dagen per jaar,  waardevolle schaarse tijd op deze planeet kwijt zijn omdat we dingen niet snel kunnen vinden, en dus maar opnieuw doen.

Zo bezien is het niet raar om zoals ik ongeveer 80 uur per jaar te investeren in het domein 'Niet Vergeten'.

Mijn leven lang ben ik al bezig met vastleggen en terugvinden. Ordenen en herordenen. Ik zie regelmatig allemaal mensen in mijn omgevingen verzuchten: 'Waarom zou je dat allemaal willen vastleggen?"

Dat kost tot heel veel tijd? Ha! Dat klopt dus helemaal! Maar die investering levert me dus bijna 250 extra uren per jaar op.

En cumulatief over alle jaren heen, plus de extra skills die ik ervoor heb moeten aanleren levert me dat fors meer slagkracht op.

Niet voor niets ben ik razend enthousiast over PKM, de 4e pijler van Digitale Fitheid, die in feite de WHY is van Digitale Hygiene en Digitale Vaardigheden.

De titel van dit superleuke boek indachtig: 'It's hard to make a difference if you can't find your keys' 😂
Like Comment

Streamdeck; voorbij de muis en het toetsenbord

We weten al een tijdje dat de muis eigenlijk een rat is; hij steelt je tijd. In bijna alle gevallen is het toetsenbord een beter alternatief. Sinds een jaar gebruik ik de grote hefboom voor het toetsenbord. De Elgato Streamdeck!

Modulair uitbreidbare fysieke knoppen naast je computer. Moeiteloos(echt!) in te richten naar behoefte. Een ene-opener voor de meeste schermwerkers.

Kijk maar naar dit filmpje dat ik er over maakte!
 
Like Comment

Readwise, voor mij een revolutie in leren en lezen

Een groot deel van mijn leven draait om lezen, leren, ontdekken en toepassen. Ik ben eindeloos nieuwsgierig naar alles. Een van de slimste dingen die je dan kunt doen, is zo veel mogelijk lezen uit verschillende bronnen en over verschillende onderwerpen. Zo is mijn manier van leren en lezen de afgelopen 30 jaar langzaam geëvolueerd naar de huidige werkwijze. Af en toe schrijf ik over aspecten ervan, zoals hoe ik met tijdschriften omga, papier verwerk en hoe ik dat digitaal aanpak.

Qua boeken en e-books zit het ongeveer zo:
Via collega-auteurs en uitgeverijen komen er een hoop boeken digitaal en op papier in mijn bezit. En via alle kranten, tijdschriften en online kanalen komen dan weer andere boeken op mijn radar. Via Notion hou ik een index van gelezen en nog te lezen boeken bij. Met daarbij wat slimme aantekeningen over of ik de auteur ken, hoe ik aan het boek kwam, of ik wellicht via een voorwoord of een quote een bijdrage aan het boek leverde en wat ik er van vond. Meestal ben ik in een stuk of 10 boeken tegelijk bezig. En vaak hebben sommige boeken vanwege mijn werk voorrang, zoals onlangs het boek van Joshua Foer over het Geheugenpaleis of het boek van Cal Newport. Hier een mooi stuk over hoe je chirurgisch kunt lezen in meerdere boeken tegelijk.

E-books lees ik op mijn Kindle Oasis en op mijn iPhone en iPad via iBooks. Doorgaans koop ik Engelstalige non-fictie via Amazon en Nederlandse fictie via iBooks. Blijkbaar is dat historisch zo ontstaan. Daarnaast ligt mijn huis vol boeken die het huis regelmatig ook weer verlaten :) PDF's lees ik vooral op mijn reMarkable 2, omdat ik die doorgaans snel wil kunnen annoteren met een digitale pen. Sinds drie weken is er voor mijn doen echter iets spectaculairs verbeterd aan dit alles, en vooral aan de manier van leren tijdens het bestuderen van al die literatuur.

Veel van mijn kennis en inzichten doe ik op uit boeken. En verbind ik aan hetgeen ik al weet. Van dat alles probeer ik dan logische en hopelijk originele verhaallijnen te maken, die ik op het podium gebruik om mensen aan het denken te zetten over van alles. Door feiten goed op een rijtje te krijgen en veel te herhalen, lukt het me prima om alles goed te kunnen onthouden en daaruit te putten op een podium, uit mijn blote hoofd. Daar zit ook een deel van de magie on stage, om zonder PowerPoint en papier een spannend verhaal te kunnen vertellen vol feiten die de meeste mensen nog niet kenden.

Maar wat nu als je een handig hulpje hebt dat je elke keer nét op tijd herinnert aan wat je geleerd hebt? Veel lezen is zinloos als je de belangrijke dingen weer vergeet. Mijn Evernote bibliotheek zit boordevol aantekening van gelezen boeken, net als mijn Workflowy en RoamResearch databases. Maar ja, daar moet ik dan wel elke keer actief naar op zoek.  Daar is nu een handige oplossing voor en ik wil nu al niet meer zonder: Readwise. Ik zou willen dat ik dit 15 jaar eerder had gehad. Het is een tool op mijn telefoon die me bijna als vanzelf helpt met het leren en onthouden van de passages die ik uit een boek of artikel heb bewaard. Mark Meinema gaf me de tip overigens..

Ik schreef net een kort stukje over spaced repetition, een slimme methode voor onthouden, en Readwise maakt heel slim gebruik van die techniek.


Readwise is beschikbaar voor iOS en Android. Je kunt het een tijdje gratis gebruiken en daarna zijn er twee opties, Lite voor $4,49 en Volledig voor $7,99 per maand. Een schijntje als je uitrekent wat voor hefboom je zet op de investering die je al eerder deed toen je je boeken aanschafte en tijd stak in het lezen ervan.

De app kan volautomatisch de highlights die je had aangestreept in je Kindle of iBooks boeken importeren. Vervolgens komen deze highlights dagelijks via een daily review voorbij. Eerst komen ze dagelijks langs, maar vervolgens worden de intervallen tussen de herhaling van die highlights  (vanwege de spaced repetition techniek) steeds langer. Mocht je besluiten dat je een highlight vaak genoeg voorbij hebt zien komen, dan is één druk op een knop genoeg.

Hieronder een paar screenshots van de interface en het gebruik:


Een mooi voorbeeld van zo'n highlight uit het boek van Moisés Naím over macht.


Onderaan zie je een knopje getiteld 'Master'. Dat is één van mijn favorieten. Het levert een soort quiz op waarbij je een woord 'onzichtbaar' kan maken en een paar dagen later moet raden. Ik betrap mezelf de hele tijd op het hebben van een big smile als ik het juiste antwoord weet :) Maar wel degelijk HEEL belangrijk voor mijn werk op podia en bij adviezen die ik geef.
Het mooie van de app is dat je via de webinterface ook zelf makkelijk en snel notes en highlights kunt toevoegen. Voor mij betekent het dat ik elk brokje informatie dat ik langdurig in mijn hoofd wil houden en op kunnen roepen erin aan het stoppen ben. Een revolutie!

Wat mij betreft maken ze hun slogan meer dan waard: Start reading with superpowers
Like Comment

Echt de snelste manier om tekst uit foto's te vangen!

Ik was echt al heel erg blij met de iPhone-app Textgrabber, waarmee ik 'platte' tekst uit foto's kan halen voor gebruik in mail of RoamResearch of Workflowy. Maar afgelopen weken raakte ik in de ban van Textsniper.
Ik maak foto's van alle tekst die ik later wil verwerken, of het nu om recepten, todo's of research gaat. Vervolgens open ik op mijn Mac de foto-app en heb via mijn Streamdeck een knopje die de shortcut voor Textsniper emuleert (CMD+SHIFT+2). Ik selecteer vervolgens de tekst die automatisch op mijn clipbord verschijnt waardoor ik die met CTR-V kan 'plakken' in de plek naar keuze. Poeh, dat scheelt echt flink wat klikwerk en gedoe. Apple gaat dit in het najaar in hun nieuwe versie van MacOs en IOS ondersteunen, waardoor je bijvoorbeeld op een telefoonnummer kunt klikken in een foto, waardoor vervolgens dat nummer gebeld wordt. Nice!

Verkeerd Excel-gebruik kan dodelijk zijn: kies het juiste gereedschap!

Een paar weken geleden luisterde ik deze aflevering van de podcast Cautionary Tales (sowieso een aanrader!):
https://pca.st/episode/372cde0c-a642-4f3c-ba0e-5d46baf92bd5

In Groot-Brittannië ging contact tracing van met Covid-19 besmette personen op een gegeven moment goed mis. Excel werd gebruikt om besmette personen bij te houden en/of hun contacten, maar dan op een wel heel onhandige manier. Daardoor raakten heel veel gegevens tijdelijk kwijt.
De fout werd wel ontdekt, maar pas heel wat dagen later - niet zo handig bij het indammen van een virus waar elke dag telt. Eind van het liedje was dat naar schatting 1500 mensen het leven hebben gelaten door een volstrekt overbodige fout: er werd gewerkt met een oud formaat Excel-bestand (.XLS ipv .XLSX) en dat heeft een maximum van zo'n 65536rijrijen. Alles wat je meer toevoegt valt weg.

Voor digitale fitheid kun je hierover twee vragen stellen...

Waarom Excel?!??


Spreadsheets (en dus ook Excel) zijn in de eerste plaats bedoeld om mee te boekhouden. Nu kun je er veel meer mee, maar ergens op de glijdende schaal tussen bedoeld, via mogelijk naar ongeschikt gaat het mis. Er zijn heel veel meer fouten bekend, waarbij het zeer de vraag is of Excel wel de juiste tool was geweest.

Bij heel veelzijdige tools als Excel is het risico heel groot dat je het voor álles gaat gebruiken. Terwijl je leert hoe het werkt ontdek je steeds meer mogelijkheden en zie je steeds meer toepassingen. En ongemerkt ga je een grens over: ja, het kan met Excel, maar een andere tool was een beter idee. En voor je het weet is Excel véél minder geschikt (of zelfs ongeschikt) voor een taak.

Laten we dit de paradox van veelzijdigheid noemen. We zijn daar met Excel of welke andere veelzijdige tools vast allemaal al eens tegenaan zijn gelopen. Ik in ieder geval wél...

In dit Britse voorbeeld was een database een heel veel beter idee geweest. Als we bij Microsoft blijven: een SQL Server database heeft als enig logisch maximum de limiet van de aanwezige opslag. Dus theoretisch geen maximum. Bovendien is een database voor dit soort klussen bedoeld...

Waarom werken met sterk verouderde spullen en kennis?!?


Het XSLX-formaat voor Excel bestaat sinds 2007. In de IT is dat bepaald niet nieuw. Als je met zulke belangrijke gegevens werkt is het van belang je te verdiepen in de mogelijkheden van Excel en de limieten van Excel-files. En wat je ook wil doen met Excel: sinds 2007 is er heus een manier om dat met het nieuwere bestandsformaat te doen.
XSLX heeft overigens ook een limiet (1048576 rijen), dus ook daar zul je bij grote datasets tegen de limiet aanlopen.

Deze kennis kun je in minder dan 5 minuten bij elkaar Googlen. Als je weet dat je met een dataset gaat werken met een bepaalde omvang én als je weet dat er levens vanaf hangen, waarom zou je dat niet even checken?!?



Kies bewust je tools; daar heb je altijd de tijd voor!


Bij veelzijdige tools zoals Excel, maar ook Word en alle e-mailsystemen is de kans veel groter dat je met het verkeerde aan de slag gaat dan met een wat eenduidiger app, zoals je agenda. Als een programma heel veel mogelijkheden heeft, dan zijn er ook heel veel toepassingen waar het geschikt voor is - zelfs als het er niet voor bedoeld is.

Het kan absoluut uit om bewust en geïnformeerd je gereedschap te kiezen en die keus regelmatig te heroverwegen. En het is, zeker bij veelzijdig gereedschap ook van belang in de gaten te houden of er geen gereedschap is dat misschien (veel) geschikter is voor een bepaalde klus.

Het einde van information overload. Welkom in het perspectief tijdperk.

Naar aanleiding van o.a. mijn inzichten via de BASB course van Tiago heb ik een eerste poging gedaan mijn ideeën voor de absolute noodzaak van PKM op papier te zetten.

Wellicht geeft het anderen hier ook inzicht. 

https://www.martijnholtes.com/persoonlijk-leiderschap/het-einde-van-information-overload/