Echt de snelste manier om tekst uit foto's te vangen!

Ik was echt al heel erg blij met de iPhone-app Textgrabber, waarmee ik 'platte' tekst uit foto's kan halen voor gebruik in mail of RoamResearch of Workflowy. Maar afgelopen weken raakte ik in de ban van Textsniper.
Ik maak foto's van alle tekst die ik later wil verwerken, of het nu om recepten, todo's of research gaat. Vervolgens open ik op mijn Mac de foto-app en heb via mijn Streamdeck een knopje die de shortcut voor Textsniper emuleert (CMD+SHIFT+2). Ik selecteer vervolgens de tekst die automatisch op mijn clipbord verschijnt waardoor ik die met CTR-V kan 'plakken' in de plek naar keuze. Poeh, dat scheelt echt flink wat klikwerk en gedoe. Apple gaat dit in het najaar in hun nieuwe versie van MacOs en IOS ondersteunen, waardoor je bijvoorbeeld op een telefoonnummer kunt klikken in een foto, waardoor vervolgens dat nummer gebeld wordt. Nice!

Verkeerd Excel-gebruik kan dodelijk zijn: kies het juiste gereedschap!

Een paar weken geleden luisterde ik deze aflevering van de podcast Cautionary Tales (sowieso een aanrader!):
https://pca.st/episode/372cde0c-a642-4f3c-ba0e-5d46baf92bd5

In Groot-Brittannië ging contact tracing van met Covid-19 besmette personen op een gegeven moment goed mis. Excel werd gebruikt om besmette personen bij te houden en/of hun contacten, maar dan op een wel heel onhandige manier. Daardoor raakten heel veel gegevens tijdelijk kwijt.
De fout werd wel ontdekt, maar pas heel wat dagen later - niet zo handig bij het indammen van een virus waar elke dag telt. Eind van het liedje was dat naar schatting 1500 mensen het leven hebben gelaten door een volstrekt overbodige fout: er werd gewerkt met een oud formaat Excel-bestand (.XLS ipv .XLSX) en dat heeft een maximum van zo'n 65536rijrijen. Alles wat je meer toevoegt valt weg.

Voor digitale fitheid kun je hierover twee vragen stellen...

Waarom Excel?!??


Spreadsheets (en dus ook Excel) zijn in de eerste plaats bedoeld om mee te boekhouden. Nu kun je er veel meer mee, maar ergens op de glijdende schaal tussen bedoeld, via mogelijk naar ongeschikt gaat het mis. Er zijn heel veel meer fouten bekend, waarbij het zeer de vraag is of Excel wel de juiste tool was geweest.

Bij heel veelzijdige tools als Excel is het risico heel groot dat je het voor álles gaat gebruiken. Terwijl je leert hoe het werkt ontdek je steeds meer mogelijkheden en zie je steeds meer toepassingen. En ongemerkt ga je een grens over: ja, het kan met Excel, maar een andere tool was een beter idee. En voor je het weet is Excel véél minder geschikt (of zelfs ongeschikt) voor een taak.

Laten we dit de paradox van veelzijdigheid noemen. We zijn daar met Excel of welke andere veelzijdige tools vast allemaal al eens tegenaan zijn gelopen. Ik in ieder geval wél...

In dit Britse voorbeeld was een database een heel veel beter idee geweest. Als we bij Microsoft blijven: een SQL Server database heeft als enig logisch maximum de limiet van de aanwezige opslag. Dus theoretisch geen maximum. Bovendien is een database voor dit soort klussen bedoeld...

Waarom werken met sterk verouderde spullen en kennis?!?


Het XSLX-formaat voor Excel bestaat sinds 2007. In de IT is dat bepaald niet nieuw. Als je met zulke belangrijke gegevens werkt is het van belang je te verdiepen in de mogelijkheden van Excel en de limieten van Excel-files. En wat je ook wil doen met Excel: sinds 2007 is er heus een manier om dat met het nieuwere bestandsformaat te doen.
XSLX heeft overigens ook een limiet (1048576 rijen), dus ook daar zul je bij grote datasets tegen de limiet aanlopen.

Deze kennis kun je in minder dan 5 minuten bij elkaar Googlen. Als je weet dat je met een dataset gaat werken met een bepaalde omvang én als je weet dat er levens vanaf hangen, waarom zou je dat niet even checken?!?



Kies bewust je tools; daar heb je altijd de tijd voor!


Bij veelzijdige tools zoals Excel, maar ook Word en alle e-mailsystemen is de kans veel groter dat je met het verkeerde aan de slag gaat dan met een wat eenduidiger app, zoals je agenda. Als een programma heel veel mogelijkheden heeft, dan zijn er ook heel veel toepassingen waar het geschikt voor is - zelfs als het er niet voor bedoeld is.

Het kan absoluut uit om bewust en geïnformeerd je gereedschap te kiezen en die keus regelmatig te heroverwegen. En het is, zeker bij veelzijdig gereedschap ook van belang in de gaten te houden of er geen gereedschap is dat misschien (veel) geschikter is voor een bepaalde klus.

PKM; Persoonlijk Kennis Management

Foto gemaakt door Patrick Fore op Unsplash

In de afgelopen 40 jaar zijn er een paar duizend miljard euro's geïnvesteerd in IT- en computers. En toch is onze arbeidsproductiviteit niet of nauwelijks gestegen en her en der zelfs gezakt. Terwijl we drukker zijn dan ooit. Wat gaat er toch mis? Van alles, zoveel is zeker. Maar temidden van al het (terechte) tumult over purpose, de why, en psychologische veiligheid mis ik aandacht voor een belangrijk puzzelstukje. En door een bepaalde lens bezien, wellicht het belangrijkste puzzelstukje. De I van IT staat voor informatie. Het meeste geld is naar de T van IT gegaan in plaats van goed te kijken en te investeren op de I.

Bill Clinton won ooit de verkiezingen van George Bush senior met de beroemde slogan: 'It's the economy, stupid' We mogen dat heden ten dage rustig verbasteren tot 'It's the information, stupid!' Wat doen werkende mensen de hele dag? (ik heb het uiteraard vooral over scherm- en kenniswerkers) Die stuiten op, monitoren, observeren, vinden, creëren en zoeken informatie. Die ze vervolgens opslaan, verwerken, bewerken, aanvullen, bediscussiëren, delen en publiceren. Volgens een onderzoek van Microsoft zijn we zo'n 240 uur(!) per jaar bezig met zoeken. Daarnaast, aldus geheugendeskundige Joshua Foer, zijn we ook nog eens 160 uur per jaar aan het compenseren van wat we vergeten zijn.

Maar weinigen hebben een bovengemiddeld niveau van informatie-geletterdheid. Daarnaast is gebrek aan digitale vaardigheden eerder regel dan uitzondering, en zijn we drukker dan ooit, maar krijgen we minder gedaan en verspillen we schaarse tijd aan onzin.  Wat te doen? Werken aan onze duurzame inzetbaarheid, door middel van informatiekapitaal en sociaal kapitaal. Daarmee bouw je aan een stevig fundament voor je leven en carrière. Het is exact wat ik de afgelopen 15 jaar deed, geïnspireerd door dit artikel van Tim Sanders.

Iedereen met toegang tot het web kan een zee aan informatie vinden. Het tot je nemen, uit je hoofd leren, of opslaan in een handig systeem is de eerste stap. Het is het begin van je informatiekapitaal. Door het uit te geven (er anderen mee te helpen) win je sociaal kapitaal (de optelsom van iedereen die jouw kent en je wat gunt op basis van je gedrag en reputatie). Daarmee verwerf je weer meer informatiekapitaal en zo krijg je als het ware samengestelde rente op beide vormen van kapitaal. Ze gaan hand in hand.

Precies om die reden is het handig om je informatiekapitaal liquide te maken. En daar gaat het nodige mis. Door de explosie aan informatie, en het gebruik van digitaal werkgereedschap zoals Office365 dat gebaseerd is op de jaren 70 kantooromgeving kunnen we met regelmaat niet in seconden bij ons kapitaal. Het zit in oude sokken die zich manifesteren in de vorm van mappen, submappen en documenten. Niet handig als je het tijdens een korte ontmoeting of in een vergadering paraat zou willen hebben.

Ik schreef met Arjan Broere en Mark Meinema een handig setje regels voor het kunnen hanteren van digitaal werkgereedschap. Heel lang dachten grote organisaties dat ze de kennis van alle medewerkers moesten proberen vast te leggen in grote centrale systemen. Dit is wat ze kennismanagement noemen.  Maar les één bij implementatie van iets nieuws: geef mensen tools die traag zijn in het gebruik, en waar ze geen persoonlijk voordeel van hebben en het is gedoemd te mislukken. Kennismanagement gaat alleen lukken als het decentraal en persoonlijk is. Maar er is hoop.

Sinds een paar jaar is PKM serieus in opkomst. Persoonlijk Kennis Management ( en heel handig in het engels Personal Knowledge Management), decentraal en persoonlijk. Voortbouwend op het Zettelkastenprincipe dat stamt uit 1550, de gedachten over de Memex (memory extention) van Vannevar Bush in de jaren 30 die ons in 1960 de Hyperlink opleverde via GTD van David Allen in 2001 naar nu. Als je voorbij het Dogma van het document kunt kijken (we zullen wel moeten) ontvouwd zich een uiterst opwindend perspectief. Met de komst van nieuwe soorten digitaal werkgereedschap als Miro, Notion, Workflowy en RoamResearchkunnen we heel snel alle informatie die we ooit nog nodig hebben snel opslaan, én terugvinden. Al je contacten, ideeën, gedachten, concepten, feiten, boeken, muziek, alles wat maar vaag je interesse heeft met elkaar verbonden, rijk toegankelijk, als een extern brein. Een machtig hulpmiddel om je denken aan te scherpen en te versnellen. Partner voor de rest van je leven. En hoe eerder je er mee begint, des te groter de rente op jouw informatiekapitaal.

Ik heb niet de illusie dat grote organisaties dit gaan toejuichen. Wel in naam, maar niet in de praktijk. Het zal het einde betekenen van veel tussenlagen. Want als de zwerm kenniswerkers hun informatie op orde hebben en snel en rijk kunnen delen met iedereen, zowel binnen als buiten de organisatie, zal de werk-werkelijkheid er snel anders uitzien. Die toekomst die ik zie in PKM, die is nu. Onder je neus. Vergeet de focus op passie en talent, en op dure opleidingen. Verwerf informatiekapitaal en maakt het liquide. En geeft het uit. Succes wordt in belangrijke mate bepaald door sociaal- en informatiekapitaal. En paradoxaal leidt het tot méér monetair kapitaal(geld) terwijl je er tegelijkertijd minder van nodig hebt

It's the information, stupid!

(de quote hieronder komt uit het boek Een opgeruimde geest. Samen met het boek Bevrijd het belangrijkste leesvoer om bovenstaand artikel helemaal te kunnen doorgronden)


Like Comment

Streamdeck; voorbij de muis en het toetsenbord

We weten al een tijdje dat de muis eigenlijk een rat is; hij steelt je tijd. In bijna alle gevallen is het toetsenbord een beter alternatief. Sinds een jaar gebruik ik de grote hefboom voor het toetsenbord. De Elgato Streamdeck!

Modulair uitbreidbare fysieke knoppen naast je computer. Moeiteloos(echt!) in te richten naar behoefte. Een ene-opener voor de meeste schermwerkers.

Kijk maar naar dit filmpje dat ik er over maakte!
 
Like Comment

Het einde van information overload. Welkom in het perspectief tijdperk.

Naar aanleiding van o.a. mijn inzichten via de BASB course van Tiago heb ik een eerste poging gedaan mijn ideeën voor de absolute noodzaak van PKM op papier te zetten.

Wellicht geeft het anderen hier ook inzicht. 

https://www.martijnholtes.com/persoonlijk-leiderschap/het-einde-van-information-overload/